Outil : Tableau Répartition des Tâches (TRT)

 

Le tableau de répartition des taches est un outil qui permet de représenter et/ou d’améliorer la répartition des taches entre les acteurs dans un domaine ou un processus.

 

Finalités :

  • Clarifier le QUI FAIT QUOI dans un domaine ou dans un processus
  • Structurer l’analyse descriptive et alimenter la critique de la répartition des taches actuelles
  • Vérifier la cohérence entre l’activité principale et la mission d’un service (et la cohérence avec les fiches de poste)
  • Identifier les tâches non effectuées
  • Repérer la dispersion ou la redondance des tâches
  • Repérer les surcharges ou sous charges
  • Guider la construction d’une nouvelle répartition (recherche de solutions)
  • Servir de support à une communication synthétique sur l’activité

 

Mode d’emploi :

  • Définir le domaine ou le processus analysé
  • Collecter les informations, à partir d’entretiens, d’observations, de feuilles de relevés ou de feuilles d’auto pointage…
  • Établir la liste des tâches
  • Définir les postes ou les personnes participant au processus
  • Collecter les données pendant plusieurs semaines ou faire estimer par les acteurs, le temps passé sur les différentes tâches
  • Construire le tableau de répartition des taches sous formes d’un tableau à double entrée :

 - en colonnes : les postes ou les acteurs participants au processus
- en lignes : les différentes tâches du domaine ou processus analysé

  • A l’intersection des colonnes et lignes, porter les durées de chaque tâche
  • Calculer le nombre d’intervenants et la charge par tâche ainsi que la charge totale par poste/acteur
  • Faire valider le contenu par les acteurs

 

Variante : indiquer et ajouter à l’intersection, le niveau de responsabilités (ex : E : exécuter, C : coordonner, S : superviser ou la fréquence)

 

Source : anfh association

 

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